Avis de confidentialité

Les informations suivantes constituent notre avis de confidentialité. Dans ce document,

• « nous », « notre » ou « nos » font référence à « Connections Residential Letting Agents »

• « vous », « l'utilisateur » désignent la ou les personnes utilisant ce site Web.

• RGPD signifie Loi Générale sur la Protection des Données.

• PECR signifie Privacy & Electronic Communications Regulation.

• ICO signifie Bureau du commissaire à l'information.

• Les cookies désignent de petits fichiers stockés sur l'ordinateur ou l'appareil d'un utilisateur.

Notre siège social est au 25, Sussex  Route, Haywards Heath, West Sussex, RH16 4DZ

Notre compagnie  Le numéro d'enregistrement est :  6147925

Nous sommes enregistrés auprès de l'ICO sous le registre de protection des données, notre numéro d'enregistrement est : Z1885005.

Vous pouvez nous contacter par e-mail à propos de la confidentialité à : info@connections-lettings.co.uk

Introduction

1. Ceci est un avis pour vous informer de notre politique concernant toutes les informations que nous enregistrons à votre sujet. Elle définit les conditions dans lesquelles nous pouvons traiter toute information que nous recueillons auprès de vous ou que vous nous fournissez. Il couvre les informations qui pourraient vous identifier ("informations personnelles") et les informations qui ne le pourraient pas. Dans le contexte de la loi et de cet avis, « traiter » signifie recueillir, stocker, transférer, utiliser ou autrement agir sur des informations.

2. Nous prenons au sérieux la protection de votre vie privée et de votre confidentialité. Nous comprenons que vous avez le droit de savoir que vos données personnelles ne seront pas utilisées à des fins non prévues par vous et ne tomberont pas accidentellement entre les mains d'un tiers.

3. Nous nous engageons à préserver la confidentialité de toutes les informations que vous nous fournissez, et espérons que vous nous rendrez la pareille.

4. Notre politique est conforme à la législation britannique mise en œuvre en conséquence, y compris celle requise par le règlement général de l'UE sur la protection des données (GDPR).

5. La loi nous oblige à vous informer de vos droits et de nos obligations envers vous en ce qui concerne le traitement et le contrôle de vos données personnelles. Nous le faisons maintenant, en vous demandant de lire les informations fournies sur www.knowyourprivacyrights.org

6. À l'exception de ce qui est indiqué ci-dessous, nous ne partageons, ni ne vendons, ni ne divulguons à un tiers les informations collectées via notre site Web ou autrement.

Informations personnelles que nous pouvons traiter

Nous visons à traiter les données, qu'il s'agisse de données personnelles ou non, uniquement dans la mesure nécessaire pour nous permettre de fournir nos services à nos clients et à d'autres fins convenues.

Souvent, nous pouvons agréger des informations de manière générale et les utiliser pour fournir des informations de classe. Si nous l'utilisons à cette fin, vous en tant qu'individu ne serez pas personnellement identifiable.

Les informations personnelles que nous pouvons traiter peuvent inclure :

Informations clients

Si vous êtes un client, les informations personnelles peuvent inclure votre identité et vos coordonnées, des informations sur les membres de votre famille et des informations financières.

Nous pouvons également traiter des informations considérées comme des informations de « catégorie spéciale », telles que votre race ou votre origine ethnique, et des informations sur les casiers judiciaires.

Dans la plupart des cas, vos données personnelles nous auront été fournies par vous. Cependant, avec votre consentement, ou si cela est nécessaire pour vous fournir nos services, nous pouvons avoir obtenu vos données personnelles auprès d'une source tierce.

Informations tierces associées

Nous pouvons traiter vos données personnelles si vous avez un lien personnel ou professionnel avec l'un de nos clients ou fournisseurs. Par exemple, vous pouvez être un membre de la famille, un partenaire commercial, un autre conseiller, un fournisseur ou une contrepartie de transaction.

Les données que nous traitons peuvent inclure des informations de contact, des informations sur vos activités commerciales et des informations financières telles que celles relatives aux revenus et aux dépenses.

Vos données personnelles peuvent nous être communiquées par nos clients ou fournisseurs, ou par des tiers agissant sur les instructions d'un client ou d'un fournisseur.

Informations sur le fournisseur

Si vous fournissez à notre entreprise des biens ou des services, y compris des services sous-traités que nous fournissons à nos clients, nous pouvons alors traiter vos informations personnelles. Cependant, nous ne le faisons que dans la mesure nécessaire pour conclure un contrat avec vous.

Les bases sur lesquelles nous traitons les informations vous concernant

La loi nous oblige à déterminer pour lequel des six motifs définis nous traitons différentes catégories de vos informations personnelles et à vous informer du fondement de chaque catégorie.

Si une base sur laquelle nous traitons vos informations personnelles n'est plus pertinente, nous cesserons immédiatement de traiter vos données.

Si la base change, si la loi l'exige, nous vous informerons du changement et de toute nouvelle base en vertu de laquelle nous avons déterminé que nous pouvons continuer à traiter vos informations.

7.Informations que nous traitons parce que nous avons une obligation contractuelle avec vous

Lorsqu'un contrat est formé entre vous et nous, afin de remplir nos obligations en vertu de ce contrat, nous devons traiter les informations personnelles.

À titre d'exemples, un contrat entre nous pourrait être formé par :

• votre signature d'un accord nous permettant d'agir en tant qu'agent pour vous

• votre signature d'un accord nous permettant d'effectuer les services nécessaires à la location ou à l'achat d'un bien

• votre accord sur nos termes et conditions lors de votre inscription sur notre site

Nous utilisons vos informations afin de vous fournir nos services dans le cadre de ce contrat, par exemple :

• pour vous aider à trouver des propriétés, des acheteurs potentiels ou des locataires

• pour vérifier votre identité à des fins de sécurité

• effectuer des vérifications de crédit et obtenir des références personnelles

• pour fournir aux autres parties avec lesquelles vous avez exprimé l'intérêt de conclure un contrat et à leurs représentants des informations suffisantes pour prendre une décision quant à la conclusion d'un contrat avec vous, puis pour conclure un contrat avec vous afin de négocier en votre nom

• pour vous donner des conseils

• pour payer le loyer que nous avons collecté sur votre compte bancaire

Nous traitons ces informations sur la base qu'il existe un contrat entre nous, ou que vous avez demandé que nous utilisions les informations avant de conclure un contrat légal.

Nous continuerons à traiter ces informations jusqu'à la fin du contrat entre nous ou jusqu'à ce qu'il soit résilié par l'une ou l'autre des parties conformément aux termes du contrat.

8.Informations que nous traitons avec votre consentement

Ce n'est que lorsque vous nous avez donné l'autorisation explicite de le faire que nous traitons vos informations personnelles sur la base du consentement.

Par exemple, vous avez peut-être accepté que nous puissions suivre vos actions sur notre site Web ou transmettre votre nom et vos coordonnées à des associés sélectionnés que nous considérons susceptibles de fournir des services ou des produits que vous trouveriez utiles.

Nous continuons à traiter vos informations sur cette base jusqu'à ce que vous retiriez votre consentement ou que l'on puisse raisonnablement supposer que votre consentement n'existe plus.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en nous le signalant. Cependant, si vous le faites, vous ne pourrez peut-être plus utiliser nos services.

9.Informations que nous traitons aux fins d'intérêts légitimes

Nous pouvons traiter des informations sur la base d'un intérêt légitime à le faire, que ce soit pour vous ou pour nous.

Lorsque nous traitons vos informations sur cette base, nous le faisons après avoir soigneusement examiné :

• si le même objectif pouvait être atteint par d'autres moyens

• si le traitement (ou non) pourrait vous causer du tort

• si vous vous attendez à ce que nous traitions vos données, et si vous considérez, dans l'ensemble, qu'il est raisonnable de le faire

     Par exemple, nous pouvons traiter vos données sur cette base aux fins de :

• la tenue de registres pour l'administration appropriée et nécessaire de notre entreprise

• répondre à une communication de votre part pour laquelle nous pensons que vous attendez une réponse

• protéger et faire valoir les droits légaux de toute partie

• s'assurer ou obtenir des conseils professionnels nécessaires à la gestion des risques de l'entreprise

• protéger vos intérêts là où nous pensons avoir le devoir de le faire

10.Informations que nous traitons parce que nous avons une obligation légale

Parfois, nous devons traiter vos informations afin de nous conformer à une obligation légale.

Par exemple, nous pouvons être tenus de fournir des informations aux autorités judiciaires si elles en font la demande ou si elles disposent de l'autorisation appropriée, telle qu'un mandat de perquisition ou une ordonnance du tribunal.

Cela peut inclure vos informations personnelles.

Utilisations spécifiques des informations que vous nous fournissez

11.Communiquer avec vous

Lorsque vous nous contactez, que ce soit par téléphone, via notre site internet ou par e-mail, nous collectons les données que vous nous avez fournies afin de vous répondre avec les informations dont vous avez besoin.

Nous enregistrons votre demande et notre réponse afin d'augmenter l'efficacité de notre entreprise.

Nous conservons des informations personnellement identifiables associées à votre message, telles que votre nom et votre adresse e-mail afin de pouvoir suivre nos communications avec vous pour fournir un service de haute qualité.

12.Traitement des réclamations

Lorsque nous recevons une plainte, nous enregistrons toutes les informations que vous nous avez fournies.

Nous utilisons ces informations pour résoudre votre réclamation.

Si votre plainte est raisonnable et nous oblige à contacter une autre personne, nous pouvons décider de donner à cette autre personne certaines des informations contenues dans votre plainte. Nous le faisons aussi rarement que possible, mais c'est à notre entière discrétion de savoir si nous donnons des informations, et si nous le faisons, quelles sont ces informations.

Si la plainte concerne des informations sur notre site Web et que nous estimons qu'elle est justifiée ou si nous pensons que la loi nous oblige à le faire, nous supprimerons le contenu pendant que nous enquêtons.

Si nous pensons que votre plainte est vexatoire ou sans aucun fondement, nous ne correspondrons pas avec vous à ce sujet.

Nous pouvons compiler des statistiques à partir des informations relatives aux plaintes pour évaluer le niveau de service que nous fournissons, mais pas d'une manière qui pourrait vous identifier ou toute autre personne.

13.Système de gestion de la relation client

Nous utilisons un système de gestion de la relation client (CRM) pour traiter les données personnelles.

Les personnes concernées comprennent les clients existants, anciens et potentiels ainsi que leurs agents et représentants.

Les données personnelles que nous traitons comprennent le nom de la personne, des informations sur son employeur et son poste, ainsi que des informations de contact.

Nous traitons ces données sur la base du consentement à des fins qui incluent :

• gérer et développer notre activité ou nos services

• informer les clients et prospects sur nos services

• déterminer les relations entre les clients et nos partenaires et employés

• analyser si nous fournissons aux clients un niveau de service élevé

Nous ne vendons ni ne partageons aucune donnée personnelle avec des tiers, sauf si nous avons le consentement explicite de la personne concernée.

14. Demandes d'emploi et emploi

Si vous nous envoyez des informations dans le cadre d'une candidature à un emploi, nous pouvons les conserver jusqu'à [trois ans] au cas où nous déciderions de vous contacter ultérieurement.

Si nous vous employons, nous recueillons des informations sur vous et votre travail de temps à autre tout au long de la période de votre emploi. Ces informations ne seront utilisées qu'à des fins directement liées à votre emploi. Après la fin de votre emploi, nous conserverons votre dossier pendant [six ans] avant de le détruire ou de le supprimer.

Utilisation des informations que nous collectons via des systèmes automatisés lorsque vous visitez notre site Web

15. Cookies

Les cookies sont de petits fichiers texte qui sont placés sur le disque dur de votre ordinateur par votre navigateur Web lorsque vous visitez un site Web. Ils permettent de stocker les informations recueillies sur une page Web jusqu'à ce qu'elles soient utilisées sur une autre, permettant à un site Web de vous offrir une expérience personnalisée et au propriétaire du site Web de disposer de statistiques sur les actions que vous avez entreprises.

Certains cookies peuvent durer pendant une période de temps définie, comme un jour ou jusqu'à ce que vous fermiez votre navigateur. D'autres durent indéfiniment.

Votre navigateur Web devrait vous permettre de supprimer tout ce que vous choisissez. Il doit également vous permettre d'empêcher ou de limiter leur utilisation.

Notre site Web utilise des cookies. Ils sont placés par des logiciels qui fonctionnent sur nos serveurs et par des logiciels exploités par des tiers dont nous utilisons les services.

Lors de votre première visite sur notre site Internet, nous vous demandons si vous souhaitez que nous utilisions des cookies. Si vous choisissez de ne pas les accepter, nous ne les utiliserons pas pour votre visite, sauf pour enregistrer que vous n'avez pas consenti à leur utilisation à d'autres fins.

Si vous choisissez de ne pas utiliser de cookies ou si vous empêchez leur utilisation via les paramètres de votre navigateur, vous ne pourrez pas utiliser toutes les fonctionnalités de notre site Web.

Nous utilisons les cookies des manières suivantes :

1. pour suivre la façon dont vous utilisez notre site Web

2. pour enregistrer si vous avez vu des messages spécifiques que nous affichons sur notre site Web

3. pour fournir une expérience personnalisée cohérente sur notre site

4. pour enregistrer vos réponses aux sondages et questionnaires sur notre site pendant que vous les complétez

5. pour enregistrer le fil de conversation lors d'un chat en direct avec notre équipe d'assistance

16.Identifiants personnels issus de votre activité de navigation

Les demandes de votre navigateur Web à nos serveurs pour des pages Web et d'autres contenus sur notre site Web sont enregistrées.

Nous enregistrons des informations qui pourraient identifier votre emplacement, telles que votre adresse IP. Nous enregistrons également des informations communiquées par le logiciel que vous utilisez pour naviguer sur notre site Web, telles que le type d'ordinateur ou d'appareil et la résolution de l'écran.

Nous utilisons ces informations dans leur ensemble pour évaluer la popularité des pages Web de notre site Web et la manière dont nous vous fournissons du contenu.

Si elles sont combinées avec d'autres informations que nous connaissons sur vous lors de visites précédentes, les données pourraient éventuellement être utilisées pour vous identifier personnellement, même si vous n'êtes pas connecté à notre site Web. Cependant, notre politique est de ne pas utiliser ces données à des fins d'identification personnelle.               

17. Notre utilisation du remarketing

Le re-marketing consiste à implanter un cookie dans votre ordinateur lorsque vous naviguez sur notre site Internet afin de pouvoir vous proposer une publicité pour nos services lorsque vous visitez un autre site Internet.

Une publicité que vous voyez pour nos services peut avoir été diffusée parce que nous avons fait appel à un tiers pour nous fournir des services de remarketing. Cependant, nous faisons de la publicité dans de nombreux endroits et une publicité affichée pour nos services peut coïncider avec votre visite sur notre site Web.  

Divulgation et partage de vos informations

18.Informations que nous obtenons de tiers

Bien que nous ne divulguions pas vos informations personnelles à des tiers (à l'exception de ce qui est indiqué dans le présent avis), nous recevons parfois des données constituées indirectement de vos informations personnelles par des tiers dont nous utilisons les services.

Aucune de ces informations ne vous identifie personnellement.

19.Publicité de tiers sur notre site Web

Des tiers peuvent faire de la publicité sur notre site Web. Ce faisant, ces parties, leurs agents ou d'autres sociétés travaillant pour elles peuvent utiliser une technologie qui collecte automatiquement des informations vous concernant lorsque leur publicité est affichée sur notre site Web.

Ils peuvent également utiliser d'autres technologies telles que les cookies ou JavaScript pour personnaliser le contenu et mesurer la performance de leurs publicités.

Nous n'avons aucun contrôle sur ces technologies ou sur les données que ces parties obtiennent. Par conséquent, cet avis de confidentialité ne couvre pas les pratiques d'information de ces tiers.

Gestion de vos informations

20.Accès à vos informations personnelles

1. À tout moment, vous pouvez consulter ou mettre à jour les informations personnellement identifiables que nous détenons à votre sujet.

2. Pour obtenir une copie des informations que nous détenons à votre sujet, veuillez nous contacter.

3. Après réception de la demande, nous vous indiquerons quand nous prévoyons de vous fournir les informations et si nous exigeons des frais pour vous les fournir.

21. Suppression des informations

Si vous souhaitez que nous supprimions des informations personnellement identifiables de notre site Web, vous devez nous contacter.

Cela peut limiter le service que nous pouvons vous fournir.

22.Vérification de votre identité

Lorsque nous recevons une demande d'accès, de modification ou de suppression d'informations personnelles identifiables, nous prendrons d'abord des mesures raisonnables pour vérifier votre identité avant de vous accorder l'accès ou de prendre toute autre mesure. Ceci est important pour protéger vos informations.

23.Durée de conservation des données personnelles

Sauf indication contraire dans le présent avis de confidentialité, nous conservons vos informations personnelles uniquement aussi longtemps que nous l'exigeons :

1. pour vous fournir les services que vous avez demandés ;

2. pour se conformer à d'autres lois, y compris pour la période exigée par nos autorités fiscales ;

3. pour appuyer une réclamation ou une défense devant un tribunal.

Autres sujets

24. Si vous n'êtes pas satisfait de notre politique de confidentialité

1. Si vous n'êtes pas satisfait de notre politique de confidentialité ou si vous avez une plainte, vous devez nous le dire.

2. Si un différend n'est pas réglé, nous espérons que vous accepterez de tenter de le résoudre en vous engageant de bonne foi avec nous dans un processus de médiation ou d'arbitrage.

3. Si vous n'êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos informations personnelles, vous avez le droit de déposer une plainte auprès du Bureau du Commissaire à l'information. Cela peut être fait sur https://ico.org.uk/concerns/

25. Respect de la loi

Notre politique de confidentialité a été compilée de manière à se conformer à la loi de chaque pays ou juridiction légale dans laquelle nous visons à faire des affaires. Si vous pensez qu'il ne satisfait pas à la loi de votre juridiction, nous aimerions avoir de vos nouvelles.

26.Examen de cette politique de confidentialité

Nous pouvons mettre à jour cet avis de confidentialité de temps à autre si nécessaire. Les conditions qui s'appliquent à vous sont celles affichées ici sur notre site Web le jour où vous utilisez notre site Web. Nous vous conseillons d'en imprimer une copie pour vos archives.

Si vous avez des questions concernant notre politique de confidentialité, veuillez nous contacter à : info@connections-lettings.co.uk